ВНЕДРЕНИЕ 1С:ERP и 1С:Управление холдингом     Главная     Проекты, результаты     Консультации (Новый раздел!!)     Обратная связь. Отзывы, рекомендации    
 












Бюджетирование в 1С:ERP/1С:Управление холдингом

Бюджетирование в 1С:Управление холдингом. Формирование отчетов по план-факту. Расшифровка, утверждение бюджетов. Настройка доп. отчетов. (часть 6 из 8)

5. Формирование отчетов по план-факту. Расшифровка, утверждение бюджетов. Настройка доп. отчетов.

5.1 Формирование отчетов по план-факту.

После того, как бюджеты по плановому и по фактическому сценарию введены – формирование отчетов «План-Факт» настраивается в 1С:УХ довольно просто. Механизм сводной таблицы как раз нацелен на реализацию этого.

Продемонстрируем, как настроить план-фактный отчет, на примере бюджета БДР.

Последовательность шагов всегда будет такой:
  • Добавим новый бланк сводной таблицы. Дадим ему название, например «БДР – сравнение плана / с фактом».




  • Настройка состава строк у нас будет такой же, как и в самом БДР


  • А вот при настройке состава показателей, у нас будут отличия от БДР.
После добавления показателя с видом значения «Текущее значение», добавим еще 3 показателя:
    • Показатель с видом значения «Базовое значение». И укажем, что базовый сценарий должен быть «Факт».
      Такая настройка означает, что помимо «Текущего значения», в отчет будут выведены показатели по сценарию «Факт». И после этого у нас появиться возможность обеспечить настройку сравнения «Текущего значения» со значением по сценарию «Факт».
      При формирование план-фактного отчета, в шапке отчета мы выберем плановый сценарий. Таким образом, «Текущее значение» - это будут значения показателей по плановому сценарию. И это и будет сравниваться с фактом.
    • Показатель с видом «АбсОтклонение». Добавление такого показателя обеспечит вывод в план-фактный отчет сумм отклонений плана от факта;
    • Показатель с видом «ОтнОтклонение». Добавление такого показателя обеспечит вывод в план-фактный отчет % отклонения сумм плана от факта.




  • Настройку состава периодов сделаем такой же, как и БДР



  • Настройку группировок сделаем такой же, как в БДР.





На этом, настройка план-фактного отчета завершена. Ничего более настраивать нам не нужно. Откроем сводную таблицу и выберем созданный нами бланк и укажем сценарий «МСК План оптимистический».

Видим, что зеленым цветом в отчет выведены данные по сценарию «МСК План оптимистический», серым цветом – по сценарию «Факт».

И также рядом присутствуют колонки, отображающие отклонения по сумме и в процентах.



5.2 Расшифровка, утверждение бюджетов.

Расшифровку и утверждение бюджетов рассмотрим на примере бюджета административных и бюджета коммерческих расходов.

Откроем бюджет коммерческих расход, выделим показатель «Лимит расходов на рекламу, за январь 2017» и выберем пункт контекстного меню «Расшифровать по формуле расчета».



И здесь увидим таблицу расшифровки показателя. Формулу (по которой он рассчитывается) и состав показателей (из каких бюджетов они берутся).



Помимо расшифровки показателя, в программе 1С:УХ предусмотрена полезная возможность вставить примечание.



Воспользуемся этой возможностью:



В итоге, после наведения курсором на показатель, комментарий будет отображаться. Так же будет сохраняться и вся хронология комментариев.


Теперь перейдем к утверждению бюджетов.

В программе 1С:УХ заложена два способа к утверждению бюджетов:
  • 1 способ - утверждение на уровне экземпляра отчета;
  • 2 способ - утверждение на уровне сводной сводной таблицы.
Так как мы работает со сводными таблицами, то будем использовать второй способ.

Выбор способа настраивается в параметрах самого вида отчета:



Выберем здесь значение «Ракурс». Именно этот вариант позволить нам утверждать бюджеты на уровне сводной таблицы.

И здесь, пожалуй, стоит обратить еще на один важный параметр вида отчета. А именно, на галочку «Сохранять историю изменений».

Во всех наших бюджетах, эту галочку мы не ставили. И так нужно поступать всегда, когда бюджет предусмотрен для ввода, фиксации каких-либо показателей.

Если же эту галочку установить, то программа явно предупредит вас о дальнейшей невозможность ввода и сохранения значений показателей в режиме «сводная таблица».



Итак, вернемся к утверждению бюджетов. Перейдем в бюджет коммерческих расходов. Перейдем к разделу «Управление ракурсами».



Установим статус «Утвержден».



И после этого увидим, что цвет показателей (предназначенный для ввода данных) сменился с белого на серый. Это означает, что теперь показатели стали недоступными, так как бюджет сделали утвержденным.




Помимо «ручной» установки статуса «Утвержден» в программе 1С:УХ есть богатые возможности для настройки отдельных маршрутов согласования, по результатам прохождения которых произойдет утверждение.

В этой статьи вы не станем рассматривать механизмы и маршруты согласования. Это – отдельная теме. Эту тема подробно разобрана в моей статье по решению казначейских задач средствами 1С:УХ.

Помимо утверждения бюджета «целиком», механизм ракурсов позволяет настроить разделение показателей бюджетов между ответственными лицами.

Например, будем считать, что для бюджета административных расход за все показатели, кроме прочих административных расходов, отвечает пользовать «Администратов».

А за показатель прочие административные расходы отвечает пользователь «Иванов».

Таким образом каждый пользовать будет утверждать только свой набор показателей (в рамках единого бюджета).

Продемострируем, как это можно настроить в 1С:УХ.

Перейдем в раздел «Бюджетирование/Ракурсы». Выберем вид отчета «Административные расходы».

По умолчанию, программа создаст единственный ракурс «Административные расходы (все строки)».

Этот - ракурс, по которому можно работать по утверждению всего содержания бюджета, без разделения.

В нашем случае изменим эту ситуацию. Создадим 2 отдельных ракурса, при этом важно установить переключатель в «выбранные строки». И после этого, появится возможность детально настроит состав ракурса.



Откроем форму настройки состава ракурса и проставим галочки напротив всех строк, за исключение строк прочих административных расходов.



После этого, перейдем к указанию лиц, ответственных за данный ракурс.



И укажем, что за данный ракурс, по всем организациям (точнее, ЦФО) отвечает пользователь «Администатор».




Теперь выполним настройку второго ракурса. Он будет связан с показателями прочих административных расходов и отвечать за него будет пользователь «Иванов». Порядок настройки будет такой же как мы только что рассмотрели и, поэтому, описывать это не станем.


Двигаемся далее. Откроем бюджет административных расходов и в нем перейдем к управлению ракурсами.

Здесь мы видим, что теперь бюджет стал разделенным на ракурсы. У каждого ракурса определен свой ответственный.

Утверждать ракурс не станем, а продемонстрируем еще одну возможность программы: блокировка ракурса.

Для этого нажмем на соответствующую кнопку.

В результате чего (еще до утверждения) данные этого ракурса будут заблокированы от изменений в бюджете. Разумеется, предусмотрена и обратная операция – снятие блокировки.




5.3 Настройка доп. отчетов.

Рассмотрим еще одну интересную возможность, для применения сводных таблиц 1С:УХ в части формирование дополнительных аналитических отчетов.

Возможность эта заключается в том, что мы можем (при необходимости) скомпоновать содержимое сводной таблицы полностью самостоятельно, под любые нестандартные задачи.

Т.е. используя собственный произвольный алгоритм, который настраивается в режиме предприятия.

Покажем ка это можно сделать на следующем примере.

Будем считать, что нам необходимо сформировать доп. отчет, в котором в разрезе «монтажей» мы должны будем выводить суммы доходов (в разрезе видов номенклатуры оборудование, панели, услуги монтажа), и здесь же выводить суммы доп. расходов (в разрезе служебной аналитики «!Доп расходы»).

Суммы доп. расходов нужно выводить в отчет со знаком «минус», доходы – «с плюсом». По каждому «монтажу» нужно вывести маржинальную прибыль (итог: доходы минус расходы).

Ну что же, рассмотрим, как сформировать такой отчет:



Основное здесь будет то, что мы програмно заполним раскрытие показателя «Выручка/Доп. расход».

Сначала, создадим отдельный вид отчета «Вспомогательный бюджет выручи и доп. расходов по монтажам». У этого вида отчета будет один единственный показатель «Выручка/Доп расход».

Соответственно, у показателя будет группа аналитического раскрытия по видам номенклатуры.

Ничего более в структуре вида отчета делать не нужно. Сохраним структура отчета.

Далее, перейдем к правилу расчета по умолчанию.

И здесь перейдем к редактированию процедур, и далее к процедуре «Процедура заполнения».



Последовательность действий здесь будет такая:
  • Сначала очистим все показатели отчета (предопределенная процедура ОчиститьВсе )

  • Затем следует алгоритм получения данных по выручки и доп. расходам.
Данные будем получать запросами из регистров сведений ЗначенияПоказателейОтчетов.
  • И после того, как все данные собраны (соберем данные в разрезе аналитик «Контрагент» и «МСК Виды номенклатуры»), то выполним програмное заполнение группы раскрытия показателя (вызов предопределенной процедуры УстановитьЗначениеПоказателя)



Обратим внимание на следующее. Такое значение аналитики «МСК Виды номеклатуры» как «! Доп. расходы» у нас на данный момент не введено в базу. Добавим эту «искусственную» аналитику в классификатор субконто управления холдингом.



При вызове процедуры УстановитьЗначениеПоказателя:
  • первым параметров (подчеркнуто синим цветом) нужно указать код показателя отчета (не путать с наименованием);
  • вторым параметром (подчеркнуто желтым) нужно указать значение показателя (в нашем случаем суммы дохода/расходы);
  • и далее, параметрами будут значения аналитик (в нашем случае это монтаж и вид номенклатуры).
На этом, работу с процедурой вычисления мы закончим. Перейдем к настройке бланка сводной таблицы.

Перенесем аналитики «Контрагент» и «МСК Виды номенклатуры» в строки.



Периодичность установим месяц; укажем, что выводить итоги нужно помесячно.



В результате, в сводной таблице будет построен такой отчет:



Вернемся к настройке полей и попробуем немного поэкспериментировать с настройками группировок. Например, попробуем перетащить аналитику контрагент или МСК Вид номенклатуры в колонки (что бы получить кросс-таблицу).

Однако, программа не позволит нам сделать это. Т.е аналитики можно перенести только в строки (или указать их в шапке отчета, в качестве отборов).




Отсюда следует очень важное, для понимания возможностей сводной таблицы, ограничение:
  • В отличии от 1C:ERP, аналитики можно размещать только в строках.
При этом, в 1C:ERP аналитики можно размещать как строках, так и в колонках.
  • В отличии от 1С:ERP группы (в структуре отчета) группы можно создавать только для строк. Для колонок группы создавать нельзя.
Опять таки, в 1C:ERP подобных ограничений нет. Можно создавать любое количество групп и вложенных групп. И делать это в одном виде бюджета и для строки и для колонок.
  • В колонки сводной таблицы могут быть выведены только такие поля (подведем итоги):

    • Показатели. Они размещаются всегда только в колонках;
    • Периоды. Размещаются в колонках, но их можно перенести и в строки;
    • Сценарий. Обычно размещаются в шапке, но их можно перенести и в сроки, и в колонки;
    • Организации. Опять таки, они обычно размещаются в шапке, но их можно перенести и в строки, и в колонки.

В результате можно сделать вывод о том, что возможность сводной таблицы 1C:УХ (в части настройки и оформления) уступают возможностям вида бюджета 1С:ERP.

У "1C: ERP" - преимущества такие:
  • Возможность размещение аналитика и в строках, и в колонках;
  • Возможность создавать группы и вложенные группы и для строк и для колонок;
  • Настаивать макет для оформления вывода данных в таблицах (шрифты, цвета, форматы и т.п).
  • И наконец, в рамках одного вида бюджета выводить не одну, а множество разных таблиц.
C другой стороны, у 1C:УХ есть богатые возможности настраивать источники данных, параметры отбора, формулы показателей, и даже процедуры расчета - произвольным образом. Т.е можно настроить нестандартные алгоритмы, использую все возможности.

Преимущества "1C: УХ":
  • Обращаться к произвольным источникам данных, включая внешние информационные базы;
  • Обращаться к любым регистрам, используя визуальные настройки;
  • Обращаться к любым данным, используя произвольные запросы;
  • Выполнять програмную установку параметров отбора (функция на встроенном языке);
  • Настроить полностью програмный алгоритм расчета показателей и их групп раскрытия.

На этом, мы закончим решение подзадач формирование в части план-факта, утверждения бюджетов и формирование произвольных доп. отчетов с использование сводной таблицы.

Итак, на данным момент мы полностью решили все задачи, связанные с созданием и настройкой бюджетов. Таким образом, бюджетная модель полностью готова и можно переходить к исполнению бюджетной кампании.

Однако, во первых, программа "1С:Управление холдингом" позволяет еще достаточно подробно и наглядно настроить сам процесс бюджетной кампании.

Т.е. настроить сетевую диаграмму этапов, в соответствии с которой бюджеты будут вводиться, затем утверждаться, после чего будет осуществляться переход к следующим этапам и т.д., по всей цепочке бюджетов.

Этот функционал будет изложен в следующей части.

И во вторых, в программу "1С:Управление холдингом" заложена полезная возможность в части актуализации (учета отклонений плана от факта) бюджета по сценариям.

Это функционал будет изложен в заключительной части.

.$.
 

    © 2011 Горский Михаил.