ВНЕДРЕНИЕ 1С:ERP и 1С:Управление холдингом     Главная     Проекты, результаты     Консультации (Новый раздел!!)     Обратная связь. Отзывы, рекомендации    
 












УТ 8.2 & УПП : Управленческий & Торговый учет

Платежный календарь в 1с 8.2, 1с казначейство и бюджетирование, оперативное планирование денежных средств.


1. Введение

Планирование денежных средств - одна из главных задач управленческого учета в отличии от учета бухгалтерского.

Конечно, между УУ и БУ есть и другие существенные различие (разные требования к аналитике, к оценке и переоценке активов/обязательств, необходимость создания резервов и т.д.), но необходимость решать задачи планирования – это самая сложная из них.
Сложность планирования заключается не только в подготовке плана (его расчету, формированию по разным сценариям), но необходимо еще:
  • Выполнять перепланирование;
  • Актуализировать планы, переносить корректировки на следующие периоды;
  • Проводить план - фактный анализ.
Следует признать, что на большинстве предприятий (использующих для автоматизации «1С») планирование в программе не ведется.
«Нам бы учет наладить..» - так рассуждают многие.

Учет нужно наладить, да, но не в ущерб планированию.
Конечно же, планированием все равно занимаются (но не в «1С», а XLS). И самую первую, основную задачу (которую и стараются решить) – это планирование денежных средств.

Планирование денежных средств (далее д/c) разделяется на :

  • (1) Стратегическое (бюджетирование);
  • (2) Оперативное.
И если бюджетирование (конечно, при подходе к планированию «сверху-вниз»), можно осуществлять с помощью XLS, то выполнять оперативное планирование – нельзя.
Суть в том, что с таблицами бюджетов чаще всего работают минимум пользователей (1-2 человека). Для большинства предприятий количество статей бюджетирования и пр. аналитик – их не так много. Т.е все можно обработать «ручками» в XLS.

А вот что касается оперативного планирования д/c, то здесь ситуация иная. Т.е часто бывает большое количество счетов на оплату, много регулярных платежей, ожидаемых оплат по заказам клиентов и т.д.

И к тому же, все это может «завязано» на большое количество первичных документов, с которыми работают различные пользователи программы, документы корректируются, ситуация меняется и т.д.


Еще важным отличием оперативного планирования от бюджетирования является то, что оно чаще идет «с низу – вверх». Т.е от «Заявок на расход д/c», которые все время оформляют работники подразделений.

И эти заявки, соответственно, нужно вовремя обрабатывать, принимать / отклонять, «ставить в план» и оплачивать.

Итого: оперативное планирование д/с - это самая первая из задач планирования, которая должна быть автоматизирована в «1С» у любого предприятия.

И в результате планирования, финансовый департамент / казначейство должны «видеть» в системе:
  • Когда, кому, c какого расчетного счета/кассы, на какую сумму нужно оплатить;
  • Какой остаток д/c будет на «такую-то» дату c учетом текущих остатков, запланированных расходов и поступлений д/c. Нужно избегать т.н. «кассовых разрывов».

    Т.е возникает необходимость работать с платежным календарем.
  • Какая задолженность с контрагентами будет на указанные даты, у учетом запланированных платежей, поступлений и текущего сальдо взаиморасчетов.

    Т.е возникает необходимость работать с календарем расчетов.
Цель данной статьи – рассказать о возможностях автоматизации оперативного планирования д/c. При этом, будет проведен сравнительный анализ 3-х разных тиражных конфигураций (две – типовые от «1С», одна - специализированная от компании wiseadvice).

Каждую из конфигураций можно применять для решения задач оперативного планирования д/c, однако взвешенный выбор следует принимать исходя из рамок и масштабов вашего проекта.

2. Возможности УПП 1.3


На данный момент фирма «1С» еще не выпустила долгожданную, новую редакцию УПП (ред 2). И по этому, будем ориентироваться на то, что доступно - соответствующие подсистемы УПП 1.3:




Нужно отменить, что подсистема «ЗаявкиНаРасходДенежныхСредств» обновлялась в конфигурации относительно не давно (2011 г). И как следствие, в режиме управляемого интерфейса, в панели разделов появился пункт «Заявки на расходование д/с/».




Если попробовать в типовой конфигурации, в файловом режиме, открыть форму документа «Заявка на расход д/с» (она же, ЗРДС), то сразу возникает ошибка по переменной «глОбщиеЗначения» из общего модуля «РаботаСОбщимиПеременными».

Такого рода ошибки можно будет исправить, однако, как говорится: «осадочек остался». Т.е «шероховатостей» в подсистеме ЗРДС УПП – хватает.
Возможность через WEB-браузер оформить документ ЗРДС является полезной, но при этом на практике придется хорошенько задуматься над упрощением и эргономикой типовой формы документа . Особенно это будет важно для мобильных устройств.

А вот что касается платежного календаря, то в режиме тонкого клиента, удаленно через WEB-браузер и т.д. воспользоваться им не получится. Причина в том, что подсистема «Управление денежными средствами» давно не обновлялась и, в частности, отчет «Платежный календарь» построен не на системе компоновки данных. А следовательно, у этого отчета нет возможности использования в тонких клиентах, нет возможности создавать для него произвольные настройки.

При работе с ЗРДС важное место занимает регламент согласования и утверждения заявок. В зависимости от организационной структуры предприятия и других особенностей бизнеса, внутренний порядок согласования заявок (регламент согласования) может быть достаточно сложным (многоступенчатым, вариативным и т.д). Таким образом, для автоматизации это - не простая задача.

В УПП, подсистема согласования и утверждения реализована. В ней предусмотрены достаточно гибкие настройки.

  • Согласование – это подтверждение необходимости оплатить заявку. Обычно, согласование должно проходить через начальников подразделений, руководителей и других ответственных лиц компании.
  • Утверждение – это завершающее подтверждение (со стороны казначея) того, что заявка будет оплачена. При этом обязательно должна быть определена дата платежа, расчетный счет/касса с которой будет осуществлена оплата. Таким образом, платеж попадает в оперативный план (платежный календарь).
Нужно отменить, что ряд моментов типовой функциональности УПП не обеспечивают того, что требуется при реальном внедрении подсистемы.
Об этих «моментах» я напишу позже, а пока рассмотрим какую функциональность предоставляет типовая конфигурация.
  1. Включить использование механизма согласования заявок можно отдельно, по каждой организации.


  • Предусмотрена настройка последовательности прохождения заявки по маршрутам, иерархия маршрутов.
  1. При этом нужно отметить, что иерархия в справочнике подразделения не учитывается в механизмах маршрутизации заявки.
  2. Так же нужно отменить, что согласование и утверждение технически построено без применения механизма бизнес-процессов.



  • В каждой точке можно указать одного/нескольких пользователей, для которых и будет доступно выполнение согласования заявки. Т.е заявку может согласовать любой из них (кто успеет сделать это первым).



  • Для каждого подразделения можно назначить соответствующую точку маршрута согласования. Суть в этом такая: при оформлении заявки (ЗРДС) обязательно должно быть указано ЦФО (подразделение). И в зависимости от указанного подразделения, УПП «находит» соответствующую ему точку согласования и «отправляет» заявку на согласование в эту точку.



Так же в настройке маршрута согласования допустимо не указать подразделение. В этом случает, такая точка согласования будет «применятся» для всех ЦФО, для которых конкретно не указана соответствующая точка маршрута.
  1. Само согласование выполняется с помощью специальной обработки «Согласование заявок»





  1. Анализ запланированного наличия денежных средств, графика платежей и отслеживания кассовых разрывов выполняется в отчете «Платежный календарь».



Помимо планируемого расхода д/c (ЗРДС) можно учитывать и планируемое поступление д/c. Для этих целей предусмотрено оформление специального документа «Планируемое поступление д/c».




Нужно отметь, что документе «Планируемое поступление д/c» хотя и есть состояния (подготовлен, согласован и т.д), но возможность согласовать этот документ (так же как ЗРДС) отсутствует. Т.е изменение статусов документа возможно только в режиме «ручного управления».

И еще в УПП есть возможность учитывать планируемое поступление д/с от покупателей без оформления документов «Планируемое поступление д/с».

Т.е если для покупателя оформляются «Заказы клиентов», то в отдельном отчете «Платежный календарь с учетом заказов» это запланированное поступление д/c можно будет увидеть.



  1. Помимо отчета «Платежный календарь» предусмотрен отчет «Анализ доступности денежных средств».




При этом предусмотрена возможность резервировать д/c (по заявкам на расход) или размещать заявки в счет запланированных поступлений.




Так же есть функционал закрытия ЗРДС и планируемых поступления д/c. Для этих целей, в режиме «обычного клиента» предусмотрены документы «Закрытие заявок на расходование/поступление д/c».

Однако, данная функциональность так же не поддерживается в режиме тонкого/web-клиента.
Здесь нужно понимать, что методика «жесткого резервирования» сильно завязана на хронологию ввода документов, и это затрудняет корректировки и перепланирование.

По этому, функциональность оставлена в УПП скорее как «наследие прошлого», а для анализа доступности д/c следует применять платежный календарь.
  • Помимо задачи календарного планирования и контроля остатков д/c существует (и востребована) другая, схожая c ней задача – контроль задолженности по дням/ срокам долга. Зачастую, ваши коллеги могут называть (и понимать под) «платежным календарем» - задолженность (просроченную и текущую), сгруппированную по датам, по интервалам.


    В УПП предусмотрены отчеты «Дебиторская задолженность по срокам/по интервалам».







    Однако важно понимать, что целей управленческого применение этих отчетов сильно ограничено. Суть в следующем:
  • Во-первых, в этих отчетах анализируется фактическая задолженность и не учитывается планируемая. Т.е, ожидаемое увеличение задолженности клиентов не учитывается (например, по оформленным заказам), а учитывается только свершившиеся факты отгрузки и т.п.
  • Во-вторых, учитываются только расчеты покупателями, но не учитываются расчеты с поставщиками.
  1. При оформлении ЗРДС есть возможность автоматически контролировать заявку на предмет превышения запланированных бюджетов. Однако, эта функциональность не работает в тонком/web-клиенте.

    Т.е в режиме «обычного приложения» в заявке предусмотрена закладка «Бюджетирование», на которой можно указывать статью оборотов по бюджетам, а так же сценарий. И если эти данные указаны, то УПП выполняет соответствующий контроль по подсистеме бюджетирования.





Итак, функциональные возможность УПП рассмотрели и теперь я перечислю те моменты типовой конфигурации, которые на практике, на проектах, приходится дорабатывать:
  1. По документу «Заявка на расходование д/c»:

    1. В документе можно указать «Подразделение» (кстати, в конфигурации оно обозначено как ЦФО – центр финансовой ответственности). Но вполне возможна ситуация, когда заявка оформляется от одного подразделения (ЦФО), и при этом затраты нужно будет далее отнести/распределить на другое/другие подразделения (ЦФУ – центры финансового управления).

      Возможность указывать ЦФУ и т.д. – отсутствует.
    2. Оформить заявку можно только в валюте взаиморасчетов. При этом счет поставщика может быть выставлен в любой валюте. Использовать для этих договор контрагента с признаком «расчеты в условных единицах» не всегда удобно и возможно.

      Возможность оформить заявку в произвольной валюте, c дальнейшим пересчетом платежа по курсу и т.д. – отсутствует.
    3. «Управлять» выбором маршрута согласования заявки можно только по средствам установки (при первоначальном вводе документа) подразделения. Но практике, могут требоваться «отклонения» от обычных маршрутов, переадресация в (определенных случаях) заявки на других ответственных лиц и т.д.

      Возможность изменять маршрут, перенаправлять заявку на другие маршруты – отсутствует.


    1. Отсутствует возможность запланировать перемещение д/c между расчетными счетами, cо счета в кассу и прочее.

  1. Процесс согласования:

    1. Существует возможность согласовывать ЗРДС, но отсутствует возможность согласовывать планируемое поступление д/с.
    2. На практике возникает необходимость выполнять согласование за других сотрудников. При этом, в системе нужно фиксировать еще и информацию о том «кто и за кого выполнил согласование».

      Вариант с установкой в одной точке согласования нескольких возможных исполнителей часто не годится, так данный исполнитель может быть указан и на других этапах согласования. В результате, это все приведет к тому, что в списке заявок на согласования у сотрудника появятся одновременно и основные и косвенные задачи по согласованию. Конечно, это запутывает пользователя, это не удобно.

      Резюмируя - возможность согласовывать за другого исполнителя, возможность указать кто и за кого имеет право согласовывать – отсутствует.
    3. В процессе согласования заявок, когда заявка переходит на согласование следующему по маршруту, востребована функциональность автоматического информирования (по e-mail) следующего исполнителя, а так же автора заявки.
    4. Если автор заявки уже является ответственным за согласование/утверждение (на любом из этапом маршрута!), то вполне логично что бы программа автоматически «сокращала» маршрут, переадресую заявку на наиболее высокий, доступный уровень. Однако, в УПП это не предусмотрено.

  1. Отчеты, права доступа.

    1. Востребована возможность ограничения доступа к заявкам только по доступным авторам / исполнителям (согласователям); по доступным пользователю подразделениям.
    2. Отсутствует отчетность по контролю (по дням и интервалам) фактической и запланированной задолженности. Это актуально и для покупателей и для поставщиков.
    3. Отчетность и часть функционала не пригодны для работы в режиме тонкого/web-клиента.

  2. Учет по регулярным соглашениям, договорам.

    1. Часто встречаются ситуации, когда необходимо регулярно осуществлять оплату поставщикам. Например, арендные платежи и т.д.

      В УПП не автоматизировано отражение в платежном календаре и т.п. этих предстоящих расходов. Т.е необходимо в режиме ручного управления отслеживать такие платежи и оформлять заявки на платеж, что неудобно и трудоемко.
    2. В договорах с покупателями, c поставщиками могут быть прописаны условия по проценту предоплаты, по срокам оплаты и т.д.

      В УПП не автоматизирован учет всей этой информации и (как следствие) автоматическое отражение ее в платежном календаре.


3. Возможности УТ 11.1

C выходом новой конфигурации «Управление торговлей ред.11» появилось много новых, полезных возможностей по задачам оперативного планирования и контроля финансов.
Пожалуй, наиболее существенно в этой части в УТ11 (по сравнению с УПП 1.3) – это механизм учета графика платежей. Этот механизм как раз «закрывает» то, чего сильно не хватало – автоматизация планирования/учета по регулярным соглашениям, договорам.

Таким образом, в УТ11 можно вообще не оформлять (если нет необходимости, конечно) документы планирования расхода и поступления д/c, и при этом, платежный календарь будет нормально формироваться.



Можно отменить, что «типовые настройки» отчета «Платежный календарь» не очень-то соответствуют ожиданиям (как таковой календарь не отображается :-( ), но в пользовательском режиме можно добавить группировку по «дате платежа» и отчет сформируется в привычном виде.





Функциональность отчета сильно расширилась (по сравнению с УПП 1.3) за счет использования системы компоновки данных. Теперь, отчет можно формировать в тонком/web-клиенте, сохранять в базе и назначать разным пользователям нужные им настройки.

Кроме планирования расхода и поступления д/с в УТ11 появилась функциональность планирования перемещения д/c. Для этих целей можно оформлять документы «Распоряжение на перемещение д/c».

По сравнению с УПП 1.3 для документа «Заявка на расходование д/c» увеличилось количество учитываемых видов хозяйственных операций:



Появилась возможность утверждать как документы «Заявка на расходование д/c», так и другие распоряжения:



Для анализа задолженности по интервалам/срокам предусмотрен отчет «Дебиторская задолженность». При необходимости, можно сформировать и календарь задолженности. Для этого в пользовательском режиме следует добавить группировку по датам оплаты.




К сожалению, в УТ11 (как и ранее) не предусмотрена возможность анализа календаря задолженности по поставщикам. Однако, доработать УТ11 по данной задаче вполне возможно.

Резюмируя: новые методологические решения «1С» вместе с возможностями платформы 8.2 предоставляют хорошую базу для автоматизации задач оперативного планирования и контроля д/c.

Но вместе с тем надо понимать, что конфигурация УТ11 не является полноценным, готовым решением для автоматизации казначейства и планирования д/c.
  • Во-первых, в УТ11 в очень упрощенном виде реализован механизм согласования/утверждения заявок на расход и др. документов планирования д/c. Т.е нет механизмов маршрутизации, процесс утверждения заявок сведен к простой установки статусов.
  • Во-вторых, в УТ11 нет подсистемы бюджетирования и (как следствие) нет функционала контроля заявки по запланированным бюджетам.

4. Возможности WA: Финансист

Исторически конфигурация «WA:Финансист» была разработана на базе продукта «Управление казначейством».

И при этом, в новое решение «Финансист» от компании WiseAdvice входят еще:
  • Подсистема бюджетного планирования;
  • Подсистема управления договорами;
  • Подсистема формирования и учета фактических платежей;
  • Гибкий, настраиваемый механизм формирования/заполнения документов на основе шаблонов;
  • Гибкая, настраиваемая подсистема интеграции с клиент-банком.
Рассмотрим основные функциональные возможности «WA:Финансист» в части казначейства - от учета условий по договорам до формирования платежного календаря.
  1. В разделе нормативно-справочной информации для договора предусмотрена возможность фиксации различных условий выполнения и графика платежей.

    Заложена возможность ввода условий договора практически любой сложности. Предусмотрено использование моделей распределения платежей по периоду.


  2. По данным графика платежей предусмотрен механизм автоматического формирования документов казначейства (заявка на расход д/c, планируемое поступление д/c).

    При этом для автоматизации заполнения могут использоваться настраиваемые шаблоны документов.


  3. Механизм шаблонов является очень функциональным и позволяет настроить правила автозаполнения (формирования) документов по указанным правилам, параметрам.



  4. В подсистеме оперативного планирования предусмотрены различные виды документов.



  1. Журнал «Заявок на расход д/c» имеет эргономичную форму. Статусы документов учитываются автоматически, предусмотрена их цветовая идентификация.


  2. В программе предусмотрен очень гибкий механизм управления маршрутизацией утверждения документов.

    В отличии, например от УПП, предусмотрена возможность утверждать любые виды документов планирования.



  1. Конфигурация «WA:Финансист» позволяет настраивать условия маршрутизации: практически любой сложности, параметрические (в УПП – только настройки для выбранного ЦФО).



    Технически, маршрутизация построена с использованием механизма бизнес-процессов.




  1. В конфигурации предусмотрена отчетность движения документа по маршруту, контроль запланированных сроков согласования документа.




  1. Предусмотрена функциональная, удобная форма для обработки заявки казначеем / финансовым контролером.



  1. В процессе утверждения заявки можно не только согласовать/отклонить документ (как это сделано в УПП), но доступны и другие функции: например, отправить документ на доработку, либо запросить доп. информацию.

    Весь этот процесс автоматизирован, соответственно предусмотрена отчетность о состоянии отработки согласования документа.

  1. По результатам планирования формируется «Платежный календарь». Отчет имеет специальную, удобную форму настроек, что упрощает процесс его настройки.

    Отчет построен на системе компоновки данных и (таким образом) есть возможность создавать и сохранять в базе различные настройки для разных пользователей.

    Основной «изюминкой» «Платежного календаря WA:Финансист» (в отличии от других конфигураций по казначейству) является возможность визуального, т.е. прямо в форме отчета «перетаскивания» остатков д/c между датами и местами учета.

    Т.е. отчет «Платежный календарь» становиться непосредственно инструментом выполнения корректировок и оптимизации финансового плана.

    Таким образом, процесс выравнивания финансовых активов, закрытия кассовых разрывов и т.д. становится визуальным и интуитивно понятным.

    А после того, как выравнивание фин. активов завершено, по кнопке «Применить изменения» автоматически вносятся все необходимые изменения в документы оперативного планирования д/c.





5. Итоги




Выводы :

  1. Для автоматизации работы финансовых департаментов, казначейств, организаций со сложной орг. структурой наиболее подходящим решением является «WA:Финансист».

    Данное решение развивалось и эволюционировало длительное время, соответственно аккумулировало специфику и требования разных фин. департаментов и казначейств. Общие трудозатраты на разработку решения составили более 5000 чел/часов.

    Преимуществом решения «WA:Финансист» является развитая функциональность и большое количество механизмов настроек программы. Таким образом, внедрение этого решения возможно в короткие сроки (т.н. «коробочное внедрение»), без доп. разработок, программирования и т.д.

    Так как в решении заложены механизмы двухстороннего обмена со всеми основными типовыми конфигурациями, то интеграция в имеющуюся структуру (обмен данными с базами УТ, УПП, Комплексная, Бух) будет не сложной.
  2. Для автоматизации фин.департамента / казначейства в рамках проекта комплексной автоматизации лучше всего подойдем решение на базе УПП.

    При этом нужно понимать, функциональность УПП потребует доработок.

    Специфика, требования фин. департаментов, казначейств заложены в УПП не так глубоко, как это сделано в отдельных, специализированных решениях.

    Таким образом, внедрение УПП по этим задачам следует выполнять только в рамках проекта автоматизации.
  3. Для крупных организаций, для автоматизации департамента казначейства УТ11 не подходит.

    В данном решении, во-первых, отсутствуют механизмы согласования/утверждения документов планирования.

    Во-вторых, отсутствует подсистема бюджетирования и контроль выполнения бюджетов при оперативном планировании.

    Однако, УТ11 отлично подойдет для автоматизации (в т.ч. оперативного планирования д/c) небольших фин. отделов компаний.
Фото:

.$.
Открыть

    © 2011 Горский Михаил.