ВНЕДРЕНИЕ 1С:ERP и 1С:Управление холдингом     Главная     Проекты, результаты     Консультации (Новый раздел!!)     Обратная связь. Отзывы, рекомендации    
 












1С : Консолидация & Отчеты

Внедрение 1С:Консолидация. Управленческая отчетность. Часть 1.


Цель данной статьи – показать основные возможности, продемонстрировать технологию (методологию) подготовки управленческой отчетности средствами программы «1C: Консолидация данных Проф, ред 2».

Данная статья может быть полезна как техническим специалистам, так и аналитикам - внедренцам, желающим освоить современную технологию консолидации и формирования профессиональной отчетности.


Технические специалисты смогут узнать :
  • Как можно подключить к программе Консолидация различные источники данных, как получать из них любые данные и использовать их при формировании отчетности.
  • Как «устроена» программа Консолидация, как осуществлять манипуляцию и преобразование данных в ней.
Аналитики-внедренцы смогут узнать :
  • Какую методологию (по шагам) можно использовать для подготовки управленческой отчетности;
  • Какие сервисные возможности (а их много J) предусмотрены в программе для подготовки, формирования, анализа и корректировке отчетности.
Демонстрацию технологии и всех приемов я буду излагать на сквозном примере - простом, но приближенным в реальной практике.

Мною планируется продолжать рассмотрение методологий работы с 1С:Консолидация (на сквозном примере) и в следующих статьях.

А пока что, представляю вашему вниманию первую статью из этого цикла.

Постановка задачи

1.1 Исходные данные



1.2 Постановка задачи

Далее, перейдем к решению одной из задач подготовки упр. отчетности: формирование отчета о прибыли.

Сейчас, введем некоторые упрощения в задачу. Часть вопросов (например, исключение внутригрупповых оборотов) будут рассмотрены мною в следующих статьях.

Таким образом, оптовые продажи и консолидацию отчетности группы (пока что) рассматривать не будем. Отчет по прибыли будем формировать по:


· данным розничных продаж магазинов;
· расходу запасов (продуктов) со складов;
· начисленной зарплате;
· прочим расходам.

Основная задача, которую предстоит решить – это аналитическое раскрытие отчета о прибыли. Т.е необходимо показать прибыльность каждого магазина.

При этом, разумеется, придется обеспечить распределение косвенных расходов по магазинам. Так же, придется обеспечить и перераспределение расходов некоторых подразделений (например, зарплаты ИТ-отдела, т.е центром затрат) на центры прибыли (магазины).

Важным требованием к отчетности (которое должно выполняться) является т.н «аудируемость» отчетов. Т.е необходимо обеспечивать:

· Возможность последовательного аналитического раскрытие показателей отчета (сначала по магазинам, а далее по другим аналитикам – номенклатурные группы, виды расчетов, амортизационные группы и т.д.).

· Возможность проанализировать взаимосвязи показателей. Осуществить т.н. «факторный анализ».

· Возможность зафиксировать т.н. «аудиторский след». Т.е фиксировать корректировки и примечания к отчетности.

Отметим, что все указанные требования успешно могут обеспечиваться функционалом «1С: Консолидация».

1.3 Методики решения задачи на базе «1С:Консолидация проф ред.2»

Перейдем к решению задачи : рассмотрим методику применения продукта «1С: Консолидация» по шагам.

Шаг 1: Ввод начальной информации.

2.3.1 Введем данные о юр. лицах, входящих в состав группы компаний.


Дополнительно введем «виртуальную организацию «Элиминация». Она нам понадобится (в дальнейшем) для исключения (из прибыли) т.н. «внутригрупповых оборотов» (ВГО).

Это относится к внутрифирменным продажам (а точнее, к «нереализованной прибыли» по ВГО).


2.3.2 Введем данные о составе периметра консолидации.

Именно периметр консолидации (как таковой) используется для открытия периода отчетного периода (периода формирования отчетности).



Состав инвесторов орг. единиц и расчет долей владения вводить не будет. Будем считать, что все принадлежит одному собственнику (100 %).

2.3.3 Введем сценарий.

Сценарий является обязательной, консолидирующей аналитикой периода формирования отчетности.



Отчетность будем формировать с периодичностью – месяц.

2.3.4 Заполним справочник «Периоды»

Период, так же является обязательной аналитикой формирования отчетности.




Обратим внимание, что заполнение периодов (по подпериодам) может выполняться программой автоматически.

2.3.5 Загрузим курсы валют, рассчитаем средние курсы валют.

Загрузка из интернета (или установка «в ручную») курсов валют осуществляется в программе обычным образом.


Значения курсов можно будет далее (когда это понадобится) использовать для пересчета любых показателей отчетов в дополнительные (указанные пользователем) курсы.

Кроме «обычных» курсов, программа позволяет рассчитать некоторые «усредненные» курсы и так же их использовать при пересчете указанных показателей отчетов.




Какие рассчитанные данные (средних курсов) должны использоваться при формировании отчетов – это будет указано при открытии конкретного периода формирования отчетности.

2.3.6 Создадим «регламент» подготовки отчетности

В справочник «Регламенты подготовки отчетности» добавим элемент «Основной регламент» и заполним его организационную структуру.




«Регламент» подготовки отчетности будем использоваться (указан) при открытии периода формирования отчетности.

2.3.7 Откроем отчетный период .

Теперь все готово, для открытия отчетного периода. Введем новый документ «Управление отчетным периодом».





Откроем период «Апрель 2012», по сценарию «Факт». Далее, будем формировать отчетность за этот период.

Для контроля заполненных данных сформируем отчет «Состав по периоду сценария».




Итак, все в порядке. Первоначальные данные внесены в систему, период формирования отчетности открыт. Далее, можно переходить к настройке источников получения данных..

Шаг 2: Подключение источников данных (информационных баз)

2.3.8 Настройка аналитик учета .

Перед тем, как подключать внешние источники данных (базы) в программе «1С:Консолидация» необходимо описать аналитики учета, в разрезе которых будут получаться данные и строится отчетность.


В нашей задаче это будут:

  • Подразделения (аналитика продаж, начисления з/п, расходов по аренде);


  • Склады (аналитика расхода продуктов со складов);


  • Номенклатурная группа (аналитика продаж и расхода продуктов);


  • Виды расчетов (аналитика начисления з/п)


Добавим все указанные аналитики в справочник «Виды аналитик». Рассмотрим это на примере аналитик «Подразделение».



Обратим внимание на этот флажок. Он необходим, что бы значения аналитик загружались (переносились) из базы-источника в «1С:Консолидацию».



Обратим внимание на этот флажок. Он необходим, что бы указать: по какому полю (полям) осуществлять синхронизацию данных при переносе. Характерно, что такой же подход реализован и в «1С: Конвертации данных».

Флажок «Макет» указывает программе «какие реквизиты аналитики нужно выводить в таблицу группы раскрытия».

2.3.9 Подключение информационных баз 1С

Теперь можно переходить к регистрации в программе внешних информационных баз 1С.


Весь список баз будет храниться в программе, базы будут сгруппированы по типам информационных баз и их назначением.

При описании вида отчета необходимо будет указать «тип информационных баз», а при формировании (заполнении конкретного экземпляра) отчета указанного вида нужно будет указать конкретную информационную базу (из этого типа). Эта база и будет являться поставщиком данных для указанного отчета.

И так, добавим в справочник «Типы внешних информационных баз» элементы: ЗУП 82 и Производство 77.



Сразу поле «Эталонная ВИБ» заполнять не будем, сначала добавим нужную базу в справочник «Внешние информационные базы», а затем выберем эту базу в поле «Эталонная ВИБ».



После того, как все типы баз и базы созданы можно переходить к настройке механизма сопоставления аналитик «внешняя база ---> база Консолидация».


2.3.10 Сопоставление аналитик внешей базы и базы Консолидации.

Настроим механизм сопоставления. Сделаем это на примере аналитики «Виды расчетов».


Так как данную аналитику нужно получать из базы «ЗУП 82», то выберем тип базы «ЗУП 82» и по кнопке «Перейти» отроем форму «Справочники внешней информационной базы».



Здесь нужно остановиться на одной особенности программы 1С: Консолидация. А именно на том, что в качестве аналитик сопоставления внешних информационных баз не могут выступать виды расчетов. Т.е справочники, перечисления, документы могут, а ПВХ – нет.

В нашей задаче обойдем это ограничение простым способом – введем в базе ЗУП 82 вспомогательный справочник «_ВидыРасчетовОсновые» и обеспечим его синхронизацию с ПВХ. Технически, это реализуется просто.

Далее, загрузим метаданные внешней ИБ, после чего перейдем к настройке сопоставления аналитик.

Здесь мы можем указать те поля, которые будут переноситься из внешнего источника в карточку аналитики.

Обратим внимание, если реквизиты аналитики базы Консолидация имеют агрегатный тип, то можно указать настройку соответствия. И тогда, перенос данных будет осуществляться по указанной настройке.

Если данные поля аналитики должны загружаться в базу Консолидация, но при этом синхронизация с внешней базой по этому полю не нужна, то нужно поставить соответствующий флажок.



Далее, перейдем к вопросу подключения к Консолидации автономной базы розничных продаж.

Следует сказать, что базу продаж (MS SQL) как элемент справочника «Внешние базы» мы подключать не будем, так как такой тип баз (специально) в программе Консолидации не предусмотрен.

Таким образом, в процедурах заполнения значения показателей отчетов, мы будет непосредственно подключаться к SQL базе и забирать из нее нужные нам данные.

Как известно, cуществуют разные варианты подключения из 1С к внешней SQL базе. Например, через драйвера БДODBC или ADO. Однако, выберем другой подход: создадим в конфигурации Консолидация новый внешний источник данных и будем получать данные через этот источник.

Тот факт, что потребуется внести изменения в типовую конфигурацию Консолидация, он- не существенен, так как изменений в части типового решения не будет. Мы просто добавляем новый источник данных и все.

При этом, главное преимущество «внешних источников» перед подключением непосредственно через драйвера – это возможность формирования запросов штатными средствами 82 и (главное) использование т.н. «объектных» запросов.



Т.е возможность «через точку» обращаться к связанным таблицам данных.

«Один раз настроенный» нужным образом источник данных существенно сократит в дальнейшем трудозатраты на создание множества различных запросов к SQL базе.

Фактически, можно будет настроить удобное «представление» получения данных для целей упр. отчетности.

Итак, настройка сопоставления по всем необходимым аналитика выполнена; можно переходить к формированию структуры отчетов и правил заполнения их данными.

Общая схема получения данных и формирования отчетности будет такой:




Шаг 3: Получение и консолидация произвольных данных из баз 1С 8.2

Создадим вид отчета «Расходы по зарплате (упр)» и настроим правила его заполнения.



В отчете будет один показатель «Начислено ЗП УПР». Способ получения показателя – заполнение. Группа раскрытия (аналитик) & «По подразделениям и видам расчетов».



Для правила заполнения показателя, способ получения данных будет – «Произвольный запрос к внешней базе» (других вариантов для получения данных регистра расчета в Консолидации не предусмотрено)



Правила заполнения параметров запроса настраиваются здесь.



Настройка соответствия аналитик и полей запроса настраиваются здесь.


Далее, можно сформировать экземпляр отчета «Расходы по зарплате УПР» и автоматически заполнить его данными.




Обратим внимание, что в «теле отчета» можно отключить/включить раскрытие по аналитикам.

При необходимости, отчет можно сформировать в любой из указанных дополнительных валют.




Шаг 4: Получение и консолидация произвольных данных из баз 1С 7.7

Создадим вид отчета «Расходы продуктов УПР» и настроим правила его заполнения.

У отчета будут 3 показателя:
  • Израсходовано (ед)


  • Себестоимость одной ед


  • Сумма (стоимость) расхода.

Показатель «Сумма расхода» будет вычисляемым по следующей формуле:




Показатели «Израсходовано» и «Себестоимость ед» будут заполняться из базы 1С 7.7.

Для получения этих данных из базы 1С:7.7 используем мощную технологию
метазапросов

Предположим, что простых способов (обороты по регистру накопления) получения данных из базы 7.7 нет. И такая ситуация, кстати, является очень даже распространенной L.

Подключение к внешней базе 7.7, формирование метазапроса, установка его параметров, выполнение и обход выборки – все это необходимо будет осуществлять в обработчике заполнения соответствующих показателей отчетности.

Для этих целей, в 1С: Консолидация, предусмотрен способ заполнения показателя «Функция на встроенном языке».




После того, как выборка запроса получено, необходимо будет заполнить специальную (предусмотренную конфигурацией Консолидация) таблицу значений с именем «ТаблицаЗначенийОперанда».

В этой таблице нужно будет программно заполнить аналитическое раскрытие показателя. Вот и все.


Однако, перед тем как заполнить таблицу раскрытия показателя, нам необходимо самостоятельно (программно) обеспечить перенос данных аналитик раскрытия.

Сделать это нужно корректным образом, использую все ранее введенные настройки и правила сопоставления аналитик.

Для этих целей используем экспортную функцию «ТрансформироватьВнешниеДанные», которая находится в модуле «Управление отчетами». Этот универсальный механизм обеспечит нам необходимый перенос и синхронизацию данных.



На этом подготовка механизмов заполнения отчета «Расходы по зарплате (упр)» завершена.

Сформируем новый экземпляр этого отчета и автоматически заполним его данными.




Шаг 5: Получение и консолидация данных из произвольных внешних баз

По аналогии с предыдущими отчетами, создадим вид отчета «Выручка по магазинам и номенклатурным группам». У этого отчета будет один показатель «Выручка УПР» и группа раскрытия «Подразделение – Номенклатурная группа».

Показатель будет иметь тип «заполнение» и способ заполнения «Функция на встроенном языке». После получения выборки данных, так же необходимо будет обеспечить трансформацию внешних данных в показатели 1С Консолидации.



Далее, все готово для формирования экземпляра отчета «Выручка по магазинам и номенклатурным группам»



Далее предположим:: выяснилось, что общую выручку необходимо уменьшить (скорректировать), на сумму пропавших товаров(предположим, что такие данные не отражаются в базе продаж SQL).

Итак, уменьшим сумму выручки до 98000000.



Обратим внимание, что в Консолидации заложен механизм обратного перераспределения значения итогового показателя по аналитикам раскрытия.

К сожалению, «штатный» вариант перераспределений заложен только один – «пересчитать пропорционально». Хотя при необходимости, данную функциональность возможно (технически) расширить.


Для нашей задачи, на заключительном этапе формирования отчета о прибыли, как раз придется выполнять программное перераспределение по некоторому алгоритму. Рассмотрим это далее.

Еще стоит сказать, что в консолидации предусмотрены настраиваемые механизмы перераспределения (в т.ч с указанием базы распределения), однако это относиться к показателям, сформированным либо «сверткой по периодам отчетности», либо «консолидацией по периметру». Эти возможности консолидации мы рассмотрим в следующих статьях.

Шаг 6: Настройка сложных макетов отчетности

На примере вида отчета «Косвенные расходы» процесс создания более сложных макетов отчетности.

По условию задачи, отчет «Косвенные расходы» будет заполняться пользователями «в ручную».

При этом, в отчете будут следующие показатели:

  • Задолженность по аренде (вводится);


  • Начислено по аренде (вводится);


  • Итого к оплате по аренде (рассчитывается);


  • ….. (данные по аренде вводятся по группе раскрытия «Подразделение»)


  • Начислено НДС (вводится);


  • Начислено НДФЛ (вводится);


  • Итого налогов (рассчитывается);


  • …..


  • Амортизация (итого, рассчитывается);


  • ….. (данные по амортизации должны вводиться по амортизационным группам)

  • Итого, общая сумма косвенных расходов (рассчитывается).
  1. Добавим в отчет показатели: задолженность по аренде на начало, начислено, итого. Добавим группу раскрытия «Подразделения» и укажем ее для этих показателей. Для показателя «Итого к оплате по аренде» введем соответствующую формулу:
  1. Аналогично, добавим показатели по налогам и всего налогов. При этом, группу раскрытия по налогам вводить не будем.


  2. По условию задачи, нужно обеспечить ввод амортизации по амортизационным группам. Однако, отдельную группу раскрытия для этих целей вводить не будем.
    Решим задачу иначе: воспользуемся функционалом «Группирующей строки», который так же предусмотрен в Консолидации.



  1. И наконец, введем формулы для итоговых показателей: «итого амортизация» и «итого общая сумма расходов»




Закончим настройку макета отчета, сформируем новый экземпляр отчета «Косвенные расходы».

Заполним отчет: введем показатели по группе раскрытия (аренда), введем остальные. При этом вычисляемые и итоговые показатели заполняться автоматически.


Для анализа порядка заполнения показателей в программе предусмотрен специальный отчет «Сравнительный факторный анализ».



Этот отчет, в частности, позволяет наглядно увидеть вклад одних показателей в состав других показателей.



По кнопке «Перейти» можно открыть и посмотреть список движений текущего документа «Экземпляр отчета».

При записи документа значения показателей записываются в регистры сведений «Значения показателей отчетов синтетика» (показатели без групп раскрытия) и «Значения показателей отчетов 1..5» (по группам раскрытия).

Стоит заметить, что если в отчет (который уже был записан в базу) вносятся коррективы (например, на с 2700000 значение показателя уменьшается до 2500000) , то после записи документа корректировочные движения программа автоматически рассчитывает и добавляются в набор движений. Благодаря этому, в программе обеспечивается возможность анализировать изменения показателей (т.н. «аудиторский след»).

Шаг 7: Перераспределение данных, формирование консолидированного отчета.

И так, все промежуточные отчетные формы готовы. Можно создавать результирующую отчетную форму.

Добавим в нее следующие показатели:

  • Выручка. Группа раскрытия – аналитика «Подразделения». Способ заполнения – по данным промежуточного отчета «Выручка по магазинам»


  • Зарплата. Группа раскрытия – аналитика «Подразделения». Способ заполнения – по данным промежуточного отчета «Расходы по зарплате упр»


  • Расходы продуктов Группа раскрытия – аналитика «Склады». Способ заполнения – по данным промежуточного отчета «Расходы продуктов»


  • Аренда Группа раскрытия – аналитика «Подразделения». Способ заполнения – по данным промежуточного отчета «Косвенные расходы»


  • Налоги Группа раскрытия – без группы. Способ заполнения – по данным промежуточного отчета «Косвенные расходы»


  • Амортизация Группа раскрытия – без группы. Способ заполнения – по данным промежуточного отчета «Косвенные расходы»

Пример настройки показателя «Выручка» :



Далее, добавим в отчет результирующие показатели:

  • Валовая прибыль (Выручка минус Зарплата минус Расходы продуктов) ;


  • Прибыль итог (Валовая прибыль минус Налоги минус Аренда минус Амортизация)

    У обоих показателей будет одинаковая группа раскрытия - аналитика «Подразделения».

Однако, решить задачу, настроив формулы сложения показателей не получиться. Суть в том, что необходимо будет перераспределять суммы с центров затрат (например, зарплата па подразделению IT), на центры доходов (магазины).

Аналогично, нужно будет поступать и с другими косвенными расходами.

На практике, модели управленческого учета в части перераспределения могут быть достаточно сложными и разнообразными (могут предусматриваться специальные профили, правила распределения и т.д).

В данной демонстративной задаче, в целях упрощения, применим саамы простой способ распределения – «Пропорционально выручке магазинов». И продемонстрируем, каким образом можно программно реализовать данный способ распределения. Разумеется, на практике запрограммировать можно будет и иные, более сложные правила.

И так, распределение выполним в обработчиках заполнения итоговых показателей.



Будем использовать уже знакомый нам способ получения данных «Функция на встроенном языке».

Для реализации алгоритма перераспределения нам понадобятся две функции из модуля объекта «Настраиваемый отчет»:


  • Функция «ТаблицаЗначенийПоказателей»;
  • Функция «ТаблицаПоказателя»

C помощью этих функций мы получим базу распределения показателей и значения отдельных показателей, которые и нужно распределить.


После этого, рассчитаем значение итоговых показателей уже с учетом распределения других расходов.

И в завершении, результаты «вернем» в предопределенную таблицу значений «ТаблицаЗначенийОперанда». Все.

Шаг 8: Анализ, раскрытие показателей, корректировка отчетности.

Сформируем новый экземпляр отчета «Прибыль по магазинам».

Обратим внимание, что программа Консолидация сама обеспечивает раскрытие показателей, возможность просмотра вложенных (вспомогательных) отчетов из тела мастер - отчета и т.д.



Отдельно можно увидеть «из каких промежуточных отчетов» был получен выбранный показатель:



Консолидация позволяет расшифровать показатель до документа его регистрации в базе.




При необходимости, можно внести корректировки в значение выбранного показателя. Можно оставить свой комментарий («аудиторский след»). Все изменения будут отображены и можно проследить их историю.

Заключение

Программа «1С:Консолидация» позволяет «строить» сложные, многоуровневые отчеты и пакеты отчетности. При этом, программа глубоко «заточена» на все фазы подготовки, анализа и корректировки отчетности.

В результате, пользователи смогут получать отчетность по настоящему профессионального уровня, чего добиться при других способов разработки (например ручное кодирование или даже использование системы компоновки данных) едва ли возможно (или будет очень трудоемко).


В данной статье рассмотрены далеко не все возможности программы «1С:Консолидация».

О многих других возможностях (а именно)


  • Урегулирование ВГО, Элиминация, Консолидация;


  • Шаблоны процессов и управление процессом подготовки отчетности;


  • Создание аналитических отчетов, панелей, рассылок;


  • Использование сбалансированной системы показателей.

я планирую рассказать в следующих статьях.
Фото:

.$.
Открыть

    © 2011 Горский Михаил.